KuluKartturi

Ohje matkalaskun muodostamiseen

Tämä käyttöohje auttaa sinua täyttämään matkalaskun oikein.

1. Hakijan perustiedot

Täytä omat tietosi lomakkeen yläosan kenttiin. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

• Hakijan nimi * – Kirjoita tähän virallinen etu- ja sukunimesi.
• Sähköposti * – Anna toimiva sähköpostiosoitteesi mahdollista yhteydenottoa varten.
• Henkilötunnus * – Tarvitaan viranomais- ja veroilmoituksia varten.
• Tilinumero (IBAN) * – Pankkitilisi numero, jolle korvaus maksetaan (alkaa FI-tunnuksella).
  
  (Henkilötunnustasi ja tilinumeroasi ei lähetetä tältä lomakkeelta sähköpostitse, vaan ne tallennetaan suojatusti palvelimelle.)

2. Matkatiedot

Matkan tiedot syötetään erilliseen vaaleansiniseen osioon:

• Matkan aihe * – Kirjoita mihin matkasi liittyy (esim. tapahtuman valmistelut tai järjestäminen).
• Matkan reitti * – Hae osoitteita hakukentällä ja valitse ehdotuksista lähtöpaikka, mahdolliset välietapit ja päätepiste. Paina lopuksi Vahvista reitti, jolloin reitti muodostuu ja ajomatkan pituus lasketaan automaattisesti nopeimpaa autoreittiä käyttäen. Reitti piirtyy myös kartalle. Voit muuttaa osoitteiden järjestystä nuolipainikkeilla (↑ ↓), ja jos muutat järjestystä, paina Vahvista reitti uudelleen. Kartalla voit vetää merkkejä uuteen paikkaan tai tarttua reittiviivaan ja vetää sen uuteen kohtaan lisätäksesi välietapin; reitti ja kilometrit lasketaan silloin automaattisesti uudelleen. Kartta on oletuksena piilossa, ja sen saa näkyviin "Näytä kartta" -painikkeesta. Näkyvissä olevan kartan voi suurentaa tai piilottaa uudelleen painikkeista. Voit korjata kilometrit käsin.
• Matka alkoi & loppui * – Valitse matkan alkamis- ja päättymisaika kalentereista.
• Ajoitko omaa autoa? – Rastita, jos ajoit omalla autolla, ja syötä ajamasi kilometrit kokonaislukuna (kilometrikorvaus 0.35 € / km).
• Ilmaiset ateriat (jos päivärahojen maksu on käytössä) – Jos matka kestää yli 6 tuntia, lomake pyytää ilmoittamaan ilmaisten aterioiden määrän erikseen jokaiselle matkavuorokaudelle (24 h lähdöstä).
• + Lisää uusi matka – Voit lisätä uusia matkoja, jos matkoja oli useita.
• Poista – Voit poistaa ylimääräisen matkan punaisesta painikkeesta.
• Laske korvaukset (esikatselu) – Näyttää arvion korvauksista ennen lähettämistä.

3. Muut kulut ja liitteet

• Muut kulut (€) – Syötä muiden suorien kulujen (esim. parkkimaksut tms.) summa numeroina.
• Liitä kuitit (PDF, JPG, PNG) – Mikäli ilmoitit muita kuluja, liitä mukaan selkeä kuva tai tiedosto kuitista todisteeksi. Voit liittää enintään 5 liitettä: lisää tarvittaessa uusi tiedostokenttä + Lisää liite -painikkeella. Kuvat pienennetään automaattisesti ennen lähetystä. PDF-tiedoston enimmäiskoko on 10 Mt. Jos ilmoitat muita kuluja, vähintään yhden kuitin liittäminen on pakollista.

4. Hakemuksen lähettäminen

Tarkista tiedot ja paina alareunan sinistä Lähetä hakemus -painiketta. Painikkeen painamisen jälkeen suoritetaan lyhyt tietoturvatarkistus, minkä jälkeen hakemus lähtee automaattisesti.

Lomakkeen palautteet:

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Konneveden Moottorikerho / Urheiluautoilijat ry
Y-tunnus: 0176229-3
Osoite: Kauppatie 35 44300 Konnevesi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Harri Lahti
Sähköposti: harri.lahti@onemoremedia.net

3. Rekisterin nimi

Konneveden Moottorikerho / Urheiluautoilijat ry:n matkalaskujärjestelmän henkilörekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki ja verolainsäädäntö) sekä maksajan ja hakijan välinen oikeutettu etu korvausten maksamiseksi.

Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Matkakorvausten ja muiden kulujen käsittely, hyväksyntä ja maksatus hakijalle.
• Viranomais- ja veroilmoitusten tekeminen lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
• Yhdistyksen kirjanpidon ja taloushallinnon toteuttaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Lomakkeella kerätään ja rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• Hakijan perustiedot: Nimi, sähköposti, henkilötunnus ja tilinumero (IBAN).
• Matkatiedot: Matkan aihe, matkan reitti, alkamis- ja loppumispäivä sekä ajetut kilometrit.
• Kulukorvaukset ja liitteet: Muut kulut sekä kuitit liitetiedostoina (PDF, JPG, PNG).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan säännönmukaisesti vain rekisteröidyltä itseltään hänen täyttäessään ja lähettäessään sähköisen matkalaskulomakkeen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti seuraaville tahoille:

• Verohallinto: Lakisääteiset ilmoitukset maksetuista kulukorvauksista.
• Pankkiyhteys: Korvausten maksamista varten.
• Kirjanpitäjä/Tilitoimisto: Kirjanpidon lakisääteistä hoitamista varten.
• Digitransit-palvelu (Traficom/HSL): Reittihaussa syötetyt osoitteet lähetetään osoitehakua ja ajomatkan laskentaa varten palvelimen kautta. Hakijan nimeä tai muita tunnistetietoja ei lähetetä.
• OpenStreetMap-karttapalvelu: Reittikarttaa näytettäessä selain hakee karttatiilet OpenStreetMap-palvelimilta, jolloin käyttäjän IP-osoite näkyy palvelulle. Osoitteita tai henkilötietoja ei lähetetä.
• Cloudflare Turnstile: Lomakkeen lähetyksen yhteydessä selain on yhteydessä Cloudflaren varmennuspalveluun roskalähetysten estämiseksi. Palvelulle välittyy mm. käyttäjän IP-osoite ja selaimen tekniset tiedot. Lomakkeelle syötettyjä tietoja ei lähetetä Cloudflarelle.

Muille ulkopuolisille tahoille tietoja ei luovuteta. Cloudflare-palvelun käytössä tietoja voidaan käsitellä EU:n ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti:

• Sivustolla on käytössä suojattu HTTPS-yhteys, joka salaa lomakkeen ja palvelimen välisen liikenteen.
• Hakijan henkilötunnusta ja tilinumeroa ei lähetetä sähköpostitse, vaan ne tallennetaan suojatusti palvelimelle.
• Pääsy tietoihin on rajattu vain niille, jotka tarvitsevat niitä matkalaskujen käsittelyyn.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen matkalaskun käsittelyä varten, tai lainsäädännön (kuten kirjanpitolain määräämän säilytysajan) mukaisesti. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan tietoturvallisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia virheellisen tiedon korjaamista sekä pyytää tietojensa poistamista siltä osin kuin se ei ole ristiriidassa lakisääteisten säilytysvelvollisuuksien kanssa.